Kā izveidot profesionālu e-pastu savā domēnā

Kas ir biznesa e-pasts savā domēnā

Biznesa e-pasts ir pastkaste tavā paša domēnā, piemēram anna@tavsuznemums.lv, nevis bezmaksas adrese publiskā pakalpojumā. Tas parāda, ka tu kontrolē zīmolu, saglabā saraksti uzņēmumā, nevis privātā pastkastē, un dod tev pilnu varu pār to, kas drīkst lasīt, pārsūtīt vai arhivēt vēstules. Latvijā reģistrētam uzņēmumam tas ir arī GDPR un NIS2 uzskaites pamats, jo pasts paliek infrastruktūrā, par kuru tu vari atbildēt.

1. solis: nodrošini domēnu

Reģistrē domēnu (.lv, .eu, .com vai citu zonu) vai, ja tas jau tev pieder, pārliecinies, ka tev ir piekļuve tā DNS vadības panelim. Visi turpmākie soļi notiek šajā DNS zonā, tāpēc vispirms pārbaudi, vai vari pievienot MX un TXT ierakstus.

2. solis: izvēlies, kur mitināt pastu

Pastkastēm ir nepieciešams pasta serveris. Lielākajā daļā tīmekļa mitināšanas plānu pasta mitināšana jau ir iekļauta, tāpēc viens konts var apkalpot gan mājaslapu, gan pastkastes. Ja vajadzīga izolācija, lielāks apjoms vai īpaša aizsardzība pret mēstulēm, palaid atsevišķu pasta serveri uz VPS. Pastkastu mitināšana ES datu centrā, piemēram, mūsu Rīgas datu centrā, saglabā saraksti ES datu suverenitātē un vienkāršo GDPR atbilstību.

3. solis: izveido pastkastes un aizstājvārdus

• Izveido vienu pastkasti katram darbiniekam: vards@tavsuznemums.lv.
• Pievieno lomu adreses kā aizstājvārdus (alias): info@, sales@, support@, rekini@.
• Izmanto sadales grupas, lai support@ vēstules saņem vairāki cilvēki.
• Katrai pastkastei uzstādi spēcīgu, unikālu paroli.

4. solis: norādi domēnu uz pasta serveri

MX ieraksts pasaulei norāda, kurš serveris pieņem tava domēna pastu. Pievieno to DNS zonā un izdzēs vecos MX ierakstus no iepriekšējā pakalpojuma.

Tips  Resurss  Vērtība               Prioritāte
MX    @        mail.tavsuznemums.lv  10

5. solis: autentificē ar SPF, DKIM un DMARC

Šie trīs TXT ieraksti izšķir, vai tavs pasts nonāk iesūtnē vai mēstuļu mapē. Bez tiem bankas, valsts portāli un lielās pastkastes var noraidīt vai aizturēt tavas vēstules.

; SPF, uzskaita serverus, kas drīkst sūtīt tavā vārdā
TXT   @                   v=spf1 mx ~all

; DKIM, paraksta katru vēstuli (atslēgu izsniedz pasta serveris)
TXT   default._domainkey  v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSq...

; DMARC, norāda saņēmējiem, ko darīt ar kļūmēm
TXT   _dmarc              v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:postmaster@tavsuznemums.lv

Sāc DMARC ar p=none, kamēr vēro atskaites, tad pārej uz p=quarantine un beigās uz p=reject, kad viss likumīgais pasts iziet tīri.

6. solis: pievieno pasta klientus

Konfigurē Outlook, Thunderbird, Apple Mail vai telefonu ar šifrētu IMAP un SMTP. Nekad neizmanto atklātus, nešifrētus portus.

Ienākošais (IMAP):  mail.tavsuznemums.lv  ports 993  SSL/TLS
Izejošais (SMTP):   mail.tavsuznemums.lv  ports 465  SSL/TLS
                    (vai ports 587 ar STARTTLS)
Lietotājvārds:      pilna adrese, piem. anna@tavsuznemums.lv

7. solis: pārbaudi un nostiprini

• Nosūti vēstuli uz ārēju pastkasti un pārbaudi, ka tā nonāk iesūtnē, nevis mēstulēs.
• Atver saņemtās vēstules galvenes un pārliecinies, ka SPF, DKIM un DMARC rāda pass.
• Ieslēdz divfaktoru autentifikāciju tīmekļa pastam un vadības panelim.
• Ieslēdz servera puses mēstuļu un vīrusu filtrus, kā arī Firewall.
• Uzturi pastkastu rezerves kopijas un pievieno derīgu SSL sertifikātu tīmekļa pasta hostam, lai pieteikšanās paliek šifrēta.

Praktiskais secinājums

Profesionāls e-pasts ir četras lietas noteiktā secībā: domēns, ko tu kontrolē, pastkastes uz servera, kam uzticies, pareizi MX ieraksti un SPF plus DKIM plus DMARC, lai pasts tiek piegādāts un to nevar viltot. Izdari to pareizi, un tavs biznesa e-pasts būs uzticams, atbilstošs un drošs. Ja nevēlies pats pārvaldīt DNS un pasta serveri, CloudHosting to izveido ES infrastruktūrā ar diennakts cilvēku atbalstu.